年末調整の書類にシャチハタは使える？OK・NGな書類は？など疑問を解決！
最終更新日：2024年09月20日
会社のの経営者や個人事業主は、毎年12月に従業員の年末調整を行う必要があります。
書類に不備なくスムーズに手続きを済ませられるよう、特にシャチハタの利用可否や押印方法については事前に理解を深めておくようにしましょう。
こちらでは、年末調整でシャチハタがOK・NGな書類や押印に失敗した場合の訂正方法をまとめているので、フランチャイズで独立開業を検討されている方や経営者の方はぜひ参考にしてみてください。
まずは年末調整のおさらい
年末調整とは、「1年間で納税すべき所得税額」と、給与から実際に天引きされた「源泉徴収税額」を比較し過不足をなくす作業のことです。
会社で働く従業員の方は、毎月の給与から所得税が引かれます。
この所得税は会社側があらかじめ計算して天引きした金額（=源泉徴収税額）であり、本来支払うべき所得税額とは金額が異なることが少なくありません。
結婚して扶養家族が増えたり経営悪化で給与が下がったりなど、所得税額はさまざまな要因で変わるため、本来支払うべき所得税額と源泉徴収額との間にズレが生じることがあります。
そのため、1年間の正確な所得税額を確定する目的で行われるのが12月の年末調整です。
年末調整をした結果、給与から所得税が余分に引かれていれば従業員へ還付され、逆に天引き額が少なければ追加で徴収する必要があります。
シャチハタとは？
シャチハタとは、内部にインクが内蔵された判子のことを指します。
シヤチハタ株式会社が開発したことから「シャチハタ」という商品名が世間一般に広がっていますが、正式名称は「Xスタンパー」です。
シャチハタは朱肉を用意しなくて良く手軽に押印できるため、宅配便の受け取りや回覧板の確認などカジュアルな場面で使われることが多いです。
シャチハタ以外の印鑑には実印や銀行員、認印などがありますが、シャチハタはこれらの印鑑のような重要な場面では使用できないケースがあるため注意してください。
シャチハタがOKな書類
シャチハタが使える書類の例には、以下が挙げられます。
- 荷物の受け取り
- 回覧板
- 領収書
- 社内書類の確認
- 訂正印
シャチハタは、上記のように確認完了の意味を込めてよく利用されます。
法的拘束力がなく、押印者に責任が生じない書類や場面で使われるのが一般的だと言えるでしょう。
シャチハタがNGな書類
シャチハタが使えない書類の例には、以下が挙げられます。
- 婚姻届・離婚届
- 金融機関への届出
- 転入届・転出届
- 住民票の申請
- 雇用契約書
シャチハタは、上記のような公的書類では使用不可とされていることが多いです。
理由としては、シャチハタはすでに大量生産されており同じ印面の判子がいくつも存在すること、月日とともに変色しやすいこと、押し加減によっては印影が変わりやすいことなどが挙げられます。
そのため重要度の高い書類や公的な届出を提出する場合は、実印や銀行印など用途に合った印鑑を持参するようにしましょう。
年末調整にシャチハタは使える？
年末調整の手続きにおいて、下記3つの書類はシャチハタでも良いとしている会社が多いです。
- 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
- 保険料控除申告書
- 配偶者特別控除申告書
シャチハタを使える理由としては、この3つの書類は社内で保管するため、税務署に提出する必要がないことが挙げられます。
ただし、会社を通さず個人で年末調整の手続きを行う場合は、シャチハタではなく印鑑を使用する必要があるため注意してください。
署名のみでOKな場合も
シャチハタと同様に、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書・保険料控除申告書・配偶者特別控除申告書の3つの書類に関しては、社内ルールで認められていれば署名でも問題ありません。
上記3種類の書類が署名で良いかどうかは、それぞれの会社に判断が委ねられています。
そのため、年末調整の手続きが始まるまでに社内でルールを明確にしておくようにしましょう。
ただし、年末調整書類は税務署から提出を求められる可能性があるため、できれば印鑑で押印をしておいたほうが安心だと言えます。
押印に失敗した場合の訂正方法
年末調整の書類で押印に失敗してしまったときは、失敗した印影の上に二重線を引き、空いているスペースに新しく押印するだけで訂正が完了します。
修正液や修正テープで訂正することは認められていないため、間違って使用しないよう気をつけてください。
また誤った訂正方法として、二重線を引いた後に正しい押印を忘れたり、失敗した印影と新しい印影を重ねてしまったりするケースが多いため注意するようにしましょう。
年末調整に向けてシャチハタの正しい使い方を理解しよう
フランチャイズ店の経営者は従業員に年末調整の書類を提出してもらうことになるため、シャチハタの可否や押印方法など事前に共有しておくことが大切です。
また、年末調整以外でも業務でシャチハタを使う機会は多くあるので、シャチハタが使える書類と使えない書類について今のうちに知識をつけておくようにしましょう。
公開日：2020年11月09日
